Je ziet een vacature waarvan je hart sneller gaat kloppen. Wat ga je doen en hoe ga je te werk?
1. Analyse van de vacature
Je hebt een interessante vacature gevonden. Voor zover je kunt zien, past deze bij jou (zoals je hebt verwoord in jouw droombaanprofiel). Je begint met een analyse van de vacature. Je legt jouw profiel naast de functie. Welke unieke eigenschappen (unique selling points = USP’s) van jezelf kun je in de strijd gooien? Wat is jouw toegevoegde waarde voor de werkgever?
2. Bel de contactpersoon
Met vooraf opbellen, maak je de kans veel groter dat jouw brief uit de stapel wordt gekozen. Bovendien kun je slimme vragen tellen om aanknopingspunten voor je sollicitatiebrief en cv te vinden.
Refereer in je brief aan het gesprek met de medewerker en noem daar relevante punten uit.
3. De brief – openingszin
Jij wilt dat het eerste wat men ziet, blijft hangen: de reden dat ze jou moeten aannemen. In feite zou het zo moeten zijn dat men na deze zin al kan beslissen of ze je willen aannemen.
Begin niet met: “ik las uw advertentie en….”maar trek aandacht, bijvoorbeeld:
“In mijn vorige functie heb ik veel ervaring opgedaan met het opzetten van een effectieve, goedlopende en duidelijke administratie. Dit geeft meteen aan wat ik het liefst doe; het creëren van duidelijkheid en orde en het coördineren van werkzaamheden binnen een administratieve afdeling.”
Saaie openingszinnen
De volgende openingszinnen zijn niet fout, maar ze zijn gewoon erg saai. De recruiter leest er tientallen op een dag:
• “Hierbij wil ik solliciteren naar de functie van …”.
• “Naar aanleiding van uw advertentie in de <krant> van <datum> solliciteer ik hierbij naar de functie van …”.
• “In de <krant> van <datum> las ik uw advertentie waarin u aangeeft op zoek te zijn naar kandidaten voor de functie … bij uw bedrijf. De omschrijving van het werk en het bedrijf spraken mij aan.”
• “Naar aanleiding van uw advertentie in de <krant> van <datum> maak ik mijn interesse kenbaar voor de functie van..”.
• “Uw advertentie in <krant> van <datum> is voor mij aanleiding om te solliciteren naar de functie van..”.
• “In de <krant> van <datum> las ik met interesse de personeelsadvertentie waarin u aangeeft een … te zoeken. Graag solliciteer ik naar deze functie”.
4. Een goede sollicitatiebrief
Gaat over jou en jouw ambitie en motivatie, maar vooral ook over hoe jij past in de functie en bij de organisatie waar je solliciteert. Verplaats je in de organisatie en bedenk naar wat voor iemand zij daadwerkelijk op zoek zijn. Brieven die op die behoefte ingaan, hebben een veel grotere kans van slagen. De leden van de sollicitatiecommissie voelen zich dan aangesproken bij het lezen van jouw brief. Dat is precies wat maakt dat ze verder lezen.
Bevat relevante, feitelijke informatie waaruit jouw motivatie voor de baan blijkt. Noem ervaringen die relevant zijn voor de baan en bespreek die aan de hand van feiten en resultaten. De STAR-methode is hiervoor een goede methode. Andere gegevens zet je in je cv.
Is fris van toon en niet té formeel. Een creatieve openingszin trekt de aandacht van de lezer en dat heb je nodig. Maar wees ook weer niet te creatief, zeker niet als je bij een formele organisatie solliciteert, of zelf helemaal niet zo creatief bent. De toon en stijl moeten bij jou én het bedrijf passen. Gebruik korte zinnen en doe niet te ingewikkeld. De lezer is ook maar een mens.
Begint met een aanhef waarin de naam van de geadresseerde is genoemd. Als je die niet weet, doe daar dan telefonisch of per e-mail navraag naar.
Bevat geen type- en taalfouten. Let vooral op d’s en t’s, en of je woorden aan elkaar moet schrijven. Laat je brief altijd nalezen op dit soort fouten.
Bevat onderaan een vermelding van de bijlagen die je meestuurt.
5. De brief – AIDA-methode
Met een sollicitatiebrief probeer je jezelf te ‘verkopen’. Daarvoor kun je de AIDA-formule uit de marketingwereld gebruiken: zorg dat jouw brief opvalt tussen de vele andere brieven, wek de interesse van de lezer met unieke verkooppunten, roep het verlangen op met jou kennis te maken en sluit af met een aanzet tot de gewenste actie: jou uitnodigen voor een sollicitatiegesprek.
A = aandacht trekken
I = interesse kweken
D = desire, verlangen opwekken
A = actie (aanzetten tot)
Aandacht trekken
Door middel van je sollicitatiebrief zul je de aandacht van de lezer moeten trekken door op te vallen tussen alle andere brieven. Allereerst zorg je er natuurlijk voor dat je brief een goede algehele indruk maakt: hij is netjes verzorgd en bevat alle nodige elementen. Als je je brief ook nog op een originele en pakkende manier begint, heb je meteen de aandacht van de recruiter.
Interesse wekken
Je hebt de aandacht van de lezer (de recruiter) getrokken. Nu wordt het tijd de verwachtingen die je gewekt hebt ook waar te maken. Dat doe je door je unieke verkooppunten op te nemen, daarmee onderscheid je je van alle kandidaten en wek je ook de interesse van de recruiter.
Stel je hebt thuis een lekkage. Je hebt er zelf geen verstand van of tijd voor dus ga je op zoek naar een loodgieter die het voor jou gaat repareren. Je hebt een aantal offertes aangevraagd en je pleegt een aantal belletjes om te vragen hoe en wat. Wat wil je dan horen?
A. Loodgieter A die vertelt dat ie de klus toch wel heel graag voor jou wil doen, en waarom hij het zo graag wilt doen.
B. Loodgieter B die jou haarfijn uitlegt wat er moet gebeuren, hoe hij het gaat doen, en wat dat gaat kosten.
Dit zal voor niemand een moeilijke keuze zijn. En waarom zijn de meesten van ons dan toch loodgieter A als we een motivatiebrief schrijven?
We vertellen namelijk dolgraag hoeveel het voor onszelf zou betekenen als we bij bedrijf X zouden kunnen komen werken. Wat ze nog niet weten over jou, maar wel willen weten, is wat je precies kunt toevoegen.
Natuurlijk hebben ze al een beeld kunnen vormen via jouw CV, maar dit beeld is incompleet. Dus vraag jezelf dan eerst af:
Wat breng ik mee naar dit bedrijf? Stel deze vraag centraal in jouw motivatiebrief; gebruik hem om de openingszin op te stellen, en als leidraad voor jouw verhaal. Deze vraag kun je weer beantwoorden door een reeks vervolgvragen te stellen. Onder andere:
– Welke relevante kennis breng ik mee?
– Wat voor persoon ben ik in relatie tot het bedrijf?
– Wat ga ik doen voor het bedrijf?
– Wat wil ik bereiken met het bedrijf?
Bijvoorbeeld:
Een bedrijf zoekt een nieuwe administratieve medewerker. Jij gelooft dat je geschikt bent voor deze baan. Waarom? Je hebt er een opleiding voor gevolgd en al parttime een vergelijkbare functie vervuld.
NB: Als de brief gericht moet zijn aan het wervings- en selectiebureau is het belangrijker je geschiktheid helder over het voetlicht te krijgen, dan je motivatie om juist bij díe organisatie te werken.
Desire opwekken
De D van ‘desire’ in de AIDA-formule staat voor het opwekken van verlangen naar een product bij een klant. In de sollicitatiebrief is dat verlangen naar een ontmoeting, een oriënterend gesprek. Daarvoor moet je helder kunnen maken wat jij dat bedrijf te bieden hebt. Dus zet je zogenaamde ‘ik-heb-die-eigenschap’ om in een ‘u-krijgt-dat-voordeel’-zin!
Schrijft naast waarom jij de functie wilt vervullen, ook waarom je dat graag wilt doen bij deze organisatie.
Wat moet je nou vertellen in jouw brief om de werkgever duidelijk te maken dat je toch wel heel graag daar wilt werken? Beantwoord hiervoor vragen zoals:
– Waarom passen jij en het bedrijf goed bij elkaar?
– Wat voeg jij toe aan het bedrijf? En vice versa.
– Waarom wil jij zo graag deze baan vervullen bij dit bedrijf?
– Wat in het bedrijf spreekt jou aan?
Door dergelijke vragen in jouw motivatiebrief te beantwoorden loop je natuurlijk ook het risico dat je het fout doet. Stel dat jij heel graag bij een bepaald bedrijf wilt werken omdat de sfeer je zo gezellig en informeel lijkt. Wat blijkt nu echter, het bedrijf stelt zichzelf voor als een professioneel bedrijf met een formele cultuur. Je verknalt vrijwel gelijk je kansen. Research is daarom belangrijk! Doe onderzoek naar het bedrijf voordat je claims gaat maken die je niet kunt.
Onderschat dit ook niet, bedrijven creëren via marketing vaak illusies over wat voor bedrijf het is. Onderzoek een bedrijf dus goed en diepgaand. Zoek vervolgens naar de connectie tussen jou en het bedrijf en verwoord deze. Zo laat je zien dat je in het bedrijf past, en beantwoord je wederom een vraag die bedrijven zichzelf stellen bij jouw sollicitatie.
Aanzetten tot actie
De laatste zin van je brief is de ‘finishing touch’. Sluit krachtig af en vermijd zinnen als: “ik hoop….”.
N.B. Laat gegevens als , datum, plaats etc. achterwege. Dit is een overblijfsel uit de tijd dat je nog brieven per post verstuurde.
6. Nabellen
Informeer, zeker als je na ongeveer twee weken geen bericht hebt gehad, of je brief is aangekomen. Op deze manier breng je jezelf opnieuw in beeld. Wellicht krijg je al te horen of er interesse in jou is.
Succes!
N.b. Als je vragen hebt of als je wilt dat ik naar je brief en cv kijk, bel, app of mail me gerust dan bespreken we de mogelijkheden!
