Op 30 juni jl. organiseerde VISA Vaart in Samenwerken samen met Liebrand Ruijs Advocaten in ‘Coachcafé Oss’ een kennisbijeenkomst over “Werken aan ontslag”.
Als werkgever, leidinggevende en personeelsadviseur krijg je er onherroepelijk een keer mee te maken: een medewerker waar je afscheid van moet nemen omdat hij/zij niet goed functioneert. Hoe pak je dat goed aan? Hoe blijf je zelf overeind? Hoe bouw je een goed dossier en wat moet je weten van nieuwe ontslagrecht, de WWZ (Wet Werk & Zekerheid)?
Het ontslaan van mensen kent een rationele, juridische en een emotionele kant. Ik ben zelf ruim 10 jaar directeur/werkgever geweest en heb helaas ook mensen moeten ontslaan. Mensen passen soms niet in het team en/of functioneren niet goed. Ik heb er veel van geleerd en achteraf gezien zou ik het natuurlijk béter gedaan hebben. Enerzijds door de goede dingen te doen (bijvoorbeeld tijdige dossieropbouw) en de dingen goed te doen (goed werkgeverschap met veel aandacht voor de mens én voor mezelf).
Tegenwoordig coach ik mensen die voor de moeilijke taak staan mensen te ontslaan om zelf overeind te blijven én ik begeleid medewerkers naar een nieuwe baan. Mijn jaren als werkgever zitten in mijn rugzak en daar doe ik mijn voordeel mee. Ik werk veel met het instrument MBTI® (Myers-Briggs Type Indicator) waarmee je snel kunt ontdekken wat een ander nodig heeft bij veranderingen en communicatie en hoe je een ander mee kunt krijgen. Inzicht in verschillen tussen mensen kan daarin heel veel doen! Een voorbeeld van wat tegenpolen nodig hebben:
Naast de menselijke en emotionele aspecten heb je natuurlijk te maken met de juridische kant. Mr. Rob Haakmeester belicht tijdens deze kennismiddag de belangrijkste aspecten van het ontslaan van medewerkers. Aan de voorkant is het belangrijk om een goed dossier op te bouwen.
Tip: Bouw altijd op een dossier op, ook voor de goed functionerende medewerker.
Dossieropbouw
Bij ontslagzaken komt helaas vaak aan de orde dat er onvoldoende aan dossieropbouw is gedaan. Dossieropbouw is nodig om medewerkers goed te kunnen begeleiden in hun loopbaan, maar zeker ook om sterk te staan bij een eventueel ontslag. De belangrijkste tips voor dossieropbouw:
- Zorg dat medewerkers weten volgens welke regels en richtlijnen er in de organisatie wordt gewerkt.
- Laat leidinggevenden hun aanwijzingen of opmerkingen per e-mail doen en bewaar deze in het dossier. “Je was vanmorgen weer te laat, dat is nu de vierde keer. Ik heb al eerder gezegd dat we dat hier niet accepteren. Dit is de laatste waarschuwing. De volgende keer dat je weer te laat bent (verwijzen naar wat er in het bedrijfsreglement staat) …”.
- Voer gesprekken die belangrijk zijn voor dossier altijd met twee personen, bijvoorbeeld met de personeelsadviseur erbij.
- Maak een verslag.
- Zet daarin de aanleiding van het gesprek, wat heb je als leidinggevende gezegd, wat heeft de medewerker geantwoord, hoe was de sfeer. Sluit af met de gemaakte afspraken.
- Plan meteen een vervolggesprek in.
- Dit gespreksverslag hoeft in beginsel niet getekend te worden door de werknemer. Als de werknemer het er niet mee eens is, vraag hem/haar een eigen verslag te maken en neem dat op in het dossier. Daar mag je als leidinggevende wel een reactie op geven.
- Verstuur het verslag aantoonbaar (bijvoorbeeld per e-mail of vastgelegd in de postkamer)
- UWV en rechter zoeken naar tekenen van goed werkgeverschap én goed werknemerschap. Laat zien dat het contact met een (lastige) werknemer gericht is geweest op verbetering.
- Biedt scholing of coaching aan.
- Pas werkzaamheden aan of biedt een alternatieve functie, al dan niet met een (geleidelijke) salarisaanpassing.
- Biedt een werknemer (zichtbaar gedocumenteerd) meerdere kansen. Geef concreet aan wat de functie eisen zijn en wat de werknemer moet verbeteren. Spreek daarvoor een passende tijd af.
- Documenteer en evalueer. Houd het simpel. “We hebben op die datum afgesproken dat je dat en dat zou gaan doen. Daar hebben we een coach voor beschikbaar gesteld om je te helpen. Helaas zien wij nog geen verbetering”.
- Maak er geen slepend traject van. Voor een medewerker die een paar jaar in dienst is, zijn een paar maanden voldoende aan verbetertraject. Houdt maximaal 1 jaar aan als verbetertraject voor medewerkers die al erg lang in dienst zijn.
Vaststellingsovereenkomst
Met een vaststellingsovereenkomst onderhandel je op een nette manier over afscheid nemen. Meestal biedt je als werkgever dan ook een outplacementtraject aan: het is tijd voor een nieuwe stap in de loopbaan van de medewerker, buiten de organisatie. Let op, ook in het WWZ staan nieuwe regels voor de vaststellingsovereenkomst!
WWZ – Wet Werk & Zekerheid
Of het nu gaat om contracten voor bepaalde tijd of het ontslaan van werknemers, je krijgt onherroepelijk te maken met de WWZ. Klik hier voor de belangrijkste wijzigingen op een rij.
Meer info:
Grip op jezelf bij het ontslaan van medewerkers
